Na co si dát pozor při fakturaci

Máte před sebou první fakturaci a lámete si hlavu, jak na to? Tak se s námi pojďte podívat, co by na takové faktuře nemělo chybět, co na ní být nemusí, a kde ideálně faktury vystavovat, abyste si zbytečně nepřidělávali starosti a vrásky.

Co na faktuře být musí

V první řadě je třeba si uvědomit, zda-li jste plátci DPH, nebo nejste. Podle toho totiž bude faktura vypadat – v obou případech se od sebe jednotlivé doklady maličko liší. 

Pojďme se podívat, co musí být na faktuře obecně a pak se zaměříme na podrobnosti.

• Dodavatel a odběratel. Tedy informace o tom, kdo fakturu vystavuje a poskytl danou službu (dodavatel), a informace o osobě, která službu obdržela a pro koho faktura je (odběratel). Doporučujeme uvést informace tak, aby nevznikaly žádné pochybnosti. Tedy jméno, příjmení, adresu, případně název firmy a její sídlo. Zapomenout byste neměli ani na IČO (nebo DIČ).
• Číslo dokladu a o který typ dokladu se jedná (je-li daňový nebo nedaňový).
• Popis služby nebo zboží, které jsou předmětem fakturace.
• Fakturovaná částka nebo cena za měrnou jednotku a uvedené množství, aby bylo jasné, kolik čeho a za kolik je.
• Mezi nezbytnosti faktury patří také datum jejího vystavení.

Na fakturu nezapomeňte také uvést obchodní či živnostenský rejstřík, ve kterém jste zapsáni, a v neposlední řadě i to, zda-li jste či nejste plátci DPH. Záleží na tom nejen podoba dokladu, ale také jak bude na fakturu nahlíženo. Jako neplátce DPH můžete vystavit účetní doklad, jako plátce DPH vystavujete daňový doklad. Každý upravuje jiný zákon (o účetnictví X o dani z přidané hodnoty) a ten také určuje finální podobu dokladu.

Číslování faktur

Číslo faktury spadá do kolonky povinných náležitostí, i když není nikde přímo specifikováno, jakou podobu by mělo mít. Pro přehlednost a pořádek není radno vytahovat čísla z rukávu, ale doklady číslovat jasně a prakticky. Ideálně tak, abyste na první pohled viděli, o jaký doklad jde.

Při číslování faktur se zpravidla vychází z kombinace roku, měsíce a pořadového čísla dokladu. Mezi číslicemi by neměla být mezera, použít však můžete písmena či oddělující znaky (pokud nebudete chtít číslo dokladu použít také jako variabilní symbol, tam můžete narazit, jelikož banka jako variabilní symbol neumožňuje používat znaky). A pozor na mezery v číslech mezi jednotlivými fakturami. K tomu by nemělo nikdy dojít! 

Fakturu opravit, stornovat, smazat?

Na to je třeba dát velký pozor! Ledabyle mazat faktury určitě nedoporučujeme. Jelikož se může jednat o daňový doklad, mohlo by takové smazání mít nepěkné následky. Co si tedy počít s fakturou, do které se nám vloudila chybka? 

Pokud jste fakturu vystavili a ještě jste ji nezaslali odběrateli, dá se vše v klidu zachránit. Takový doklad opravte, aby měl veškeré náležitosti správně, a poté jej odešlete. 

Pokud jste si chyby všimli až poté, co faktura odletěla, případně vám ji nahlásil odběratel, bude třeba fakturu opravit prostřednictvím opravného dokladu, známého také jako dobropis. Po dobropisu raději sáhněte také v případě nutkání fakturu smazat. Doklady nemažte, ideálně nikdy. Nebudou vám pak vznikat v číselných řadách mezery, které mohou být zdrojem různých komplikací.

Co na faktuře být nemusí

Faktura bude platná i v případě, kdy na ní nebude razítko ani podpis. Nejedná se totiž o povinné náležitosti faktury, i když si mnohý fakturant neumí fakturu bez těchto doplňků představit. Nicméně pokud fakturu zkrátka nepodepíšete, nic se neděje!

Jak si celou fakturaci ulehčit?

Je pro vás už teď fakturace noční můrou? Nenechávejte nic náhodě ani excelu. Na trhu existuje mnoho dostupných fakturačních programů, které vám pomohou nejen se základní fakturací, ale také s dalšími vychytávkami, které mohou usnadnit život fakturanta. 

Příkladem je třeba online fakturační systém Vyfakturuj.cz. Platforma prostřednictvím které můžete vystavovat libovolné množství faktur a nemusíte si dělat vrásky s tím, zda-li obsahují vše podstatné. Na to ve Vyfakturuj myslí za vás. Při registraci nastavíte vše, co je třeba, a pak už jen v klidu fakturujete. 

Fakturujte v klidu, pohodlně a správně. Využijte všechny dostupné možnosti, kterými si můžete svou práci zjednodušit a kostlivce ve skříni nechte pro někoho jiného, než jsou vaše faktury.