Notářský zápis – cena, vysvětlení, co musí obsahovat?

Notářský zápis je listina oficiálně sepsaná notářem, která má při splnění zákonem stanovených náležitostí charakter veřejné listiny. Potřeba notářského zápisu je v občanské i obchodní sféře poměrně častá. V jakých případech je notářský zápis nezbytný? Jaká je cena notářského zápisu? Je možné zrušení notářského zápisu a změna notářského zápisu?

Podle zákona je třeba notářského zápisu v případě určitých právních jednání – nejčastěji v případě smluv. Notářské zápisy se vyžadují pro osvědčení právně-významné skutečnosti, dále se vyžadují notářské zápisy o rozhodnutích orgánů právnických osob – nejčastěji obchodních společností.

Oblast upravující notářství a jeho výkon upravuje tzv. Notářský řád č. 358/1992 Sb. Tento řád specifikuje pozici notáře a výkon jeho činností.

Notářský zápis – základní informace

Pro notářský zápis se používá zkratka NZ. Žádosti o sepsání notářského zápisu se zapisují do rejstříku N – NZ s tím, že notářský zápis se označí běžným číslem rejstříku NZ a může se označit rovněž spisovou značkou rejstříku N (např. N 78/2010, NZ 72/2010).

Notářské zápisy s originálními podpisy notáře i účastníků zápisu se ukládají v notářské kanceláři notáře, který je sepsal. Účastníkům se vydávají stejnopisy notářského zápisu. Stejnopisy obsahují stejný text jako vlastní notářský zápis, a také opisy všech příloh notářského zápisu. Stejnopisy notářského zápisu obsahují také doložku ověřující shodu stejnopisu s notářským zápisem. Stejnopisy jsou v záhlaví první strany označeny nápisem „Stejnopis“.

Osobám, kterým lze vydat stejnopisy notářského zápisu, je možné vydat také prosté opisy notářského zápisu. Opisy notářského zápisu na rozdíl od stejnopisu neobsahují doložku o ověření shody s notářským zápisem.

Notářský zápis musí být sepsán v českém jazyce. Pokud se jednání účastní někdo, kdo český jazyk nezná, musí být přítomen tlumočník. Tlumočník musí být být nezávislý a nesmí být ve věci angažován. Přítomnost tlumočníka musí být v notářském zápisu potvrzena. Pokud notář či jeho pracovník hovoří jazykem účastníka, není přítomnost tlumočníka vyžadována. Notářský zápis musí být v každém případě přetlumočen a účastník musí srozumění stvrdit svým podpisem.

Notářský zápis je nutný v případě založení i likvidace společnosti. V případě změn jako je změna sídla společnosti nebo změna názvu firmy a předmětu podnikání. Je patrné, že postup, jak založit firmu je administrativně náročný.

Obsah notářského zápisu

Notářský zápis z jednání právnických osob musí dle podmínek § 80 notářského řádu obsahovat například tyto náležitosti:

• jméno a příjmení notáře
• sídlo notáře
• datum a místo sepsání zápisu
• název právnické osoby, IČO a označení zástupce, právnické osoby, která jedná
• informaci o způsobu ověření existence právnické osoby a oprávnění účastníka za společnost jednat a způsob ověření totožnosti ostatních účastníků
• v případě účasti tlumočníka či jiných aktérů jednání je nutné zaznamenat jejich osobní údaje a bydliště
• závěr z jednání
• podpis a razítko notáře

Právnická osoba musí dle notářského řádu předložit nejpozději do 5 pracovních dnů před jednáním tyto dokumenty:

• aktuální výpis z obchodního rejstříku
• zakladatelská listina a další zakladatelské dokumenty
• doklady o případných změnách ve společnosti

O všech doložených dokumentech je v notářském zápisu proveden záznam.

Druhy notářského zápisu

Rozlišuje se několik druhů notářských zápisů:

• notářský zápis o právním jednání
• notářský zápis o průběhu valných hromad a schůzí právnických osob
• notářský zápis o tom, že je někdo naživu
• notářský zápis o jiných skutkových dějích a stavu věcí
• notářský zápis o prohlášení

Zvláštním druhem notářského zápisu o právním jednání je notářský zápis se svolením k vykonavatelnosti, který je exekučním titulem.

Notářský zápis o právním jednání

Notářský zápis může nahrazovat většinu smluv, či jednostranných právních úkonů. Pro některé tipy smluv je forma notářského zápisu dokonce povinná.

Notářský zápis je dle zákona povinný v těchto případech:

• modifikace společného jmění manželů
• založení s.r.o., akciové společnosti, evropské společnosti
• dohoda o přímé vykonavatelnosti závazků
• právní úkony těch, kteří nemohou číst a psát
• zástavní smlouva na věci movité a nemovitosti nezapisované do katastru nemovitostí
• listina o ustanovení správce dědictví
• ostatní případy, kdy tak předepisují právní předpisy.

V některých případech lze notářský zápis doporučit, i když není povinný ze zákona. Konkrétně se jedná zejména o závěť, vydědění či úpravy soužití s dlužníkem v exekuci. Pokud člověk potřebuje vzor závěti, lze ho snadno najít na internetu.

Notářský zápis o právně významných skutečnostech

Významnými skutečnostmi se rozumí různé procesy, skutkové děje, prohlášení a stav věcí. K tomu je potřeba notáře a sepsání notářského zápisu.

Notářský zápis je nejčastěji potřeba k těmto významným skutečnostem:

• notářský zápis o konkrétním prohlášení
• notářský zápis o průběhu jednání orgánů právnických osob, zejména o průběhu valných hromad
• notářský zápis o stavu věci
• notářský zápis o losování

Notář může osvědčit různé děje, vždy je však důležité, aby osvědčovaný proces byl právně významný.

Notářské zápisy o rozhodnutí orgánu právnické osoby

V případě rozhodnutí orgánu právnické osoby se jedná o speciální notářský zápis podle § 80 notářského řádu. Notář nejprve sepíše notářský zápis o rozhodnutí orgánu právnické osoby. Předpokladem je, že zvláštní právní předpis pořízení takového notářského zápisu vyžaduje, nebo je rozhodováno o skutečnostech zapisovaných do veřejných seznamů. V praxi se jedná zejména o notářské zápisy o rozhodnutí valných hromad společností s ručením omezeným a akciových společností.

Notářský zápis se obvykle sepisuje ohledně následujících rozhodnutí:

• notářský zápis o odvolání a jmenování jednatele firmy, člena představenstva, či dozorčí rady
• notářský zápis o zvýšení, či snížení základního kapitálu
• notářský zápis o změně společenské smlouvy, zakladatelské listiny, popřípadě stanov, zejména změna názvu společnosti, změna sídla, či změna předmětu podnikání
• notářský zápis o rozdělení obchodního podílu u společnosti s ručením omezeným
• notářský zápis o schválení převodu obchodního podílu u společnosti s ručením omezeným
• notářský zápis o zrušení s.r.o. či jiné společnosti s likvidací
• notářský zápis o rozdělení či schválení fúze společnosti
• notářský zápis o schválení ovládací smlouvy 

Notářský řád klade na notářské zápisy ohledně rozhodnutí orgánu právnické osoby vyšší formální nároky.

Notářský zápis s přímou vykonavatelností

Jedná se o notářský zápis, ve kterém povinný svolí k přímé vykonavatelnosti. Podle tohoto zápisu lze nařídit a provést výkon rozhodnutí nebo exekuci. Notářský zápis s přímou vykonavatelností představuje efektivní způsob zajištění zaplacení pohledávky bez dalších soudních řízení.  

Obsahem notářského zápisu o dohodě se svolením k vykonavatelnosti je závazek dlužníka, že ve stanovené lhůtě řádně splní svůj dluh vůči věřiteli a pokud tak neučiní, může věřitel bez dalšího soudního řízení požádat soudního exekutora o exekuci dlužníkova majetku. Není tak třeba před exekucí absolvovat soudní řízení se soudním poplatkem a dlouhou dobou trvání, která může být až několik let.

Notářský zápis s dohodou o přímé vykonavatelnosti je vhodné sepsat v případě půjčky nejpozději při předání peněz. Dohodu lze uzavřít i ohledně pohledávky, která teprve vznikne – například úvěr. Anebo v případech, kdy je již pohledávka splatná a věřitel je ochoten poskytnout dlužníkovi ke splacení dodatečnou lhůtu.

Svolení k vykonavatelnosti může být obsaženo přímo v notářském zápisu o právním jednání. Účastník se zaváže splnit peněžitý dluh vyplývající ze zakládaného závazkového právního vztahu, což je přímo smlouva o půjčce.

Svolení k vykonavatelnosti může být také obsaženo v notářském zápisu o jednostranném právním jednání, kterým je uznání peněžitého dluhu. K sepsání pak stačí jen účast dlužníka.

Notářský zápis – cena

Cena notářského zápisu a odměna notáře za sepsání notářského zápisu se řídí notářským tarifem. Nejčastěji se odvíjí od hodnoty věci, o které se notářský zápis pořizuje. Pro určení konkrétní ceny notářského zápisu je třeba najít konkrétní případ v příslušné tabulce notářského tarifu.

Vyhláška byla od 1. 1. 2021 novelizována a některé odměny notáře se zvýšily. V případech, kdy nejde o notářský úkon,  podpůrně se používá advokátní tarif a odměna notáře může být smluvní – dohodou s klientem.

Notářské poplatky jsou také důležitou součástí dědického řízení. Vyhnout se zaplacení odměny notáře mohou pouze dědicové, kteří se rozhodnout dědictví odmítnout. Poplatek notáři při odmítnutí dědictví nenáleží.

Změna notářského zápisu a zrušení notářského zápisu

Jak na změnu notářského zápisu? Pokud chce účastník notářského zápisu provést jakoukoliv změnu týkající se již sepsaného notářského zápisu, je třeba sepsat nový notářský zápis. V novém notářském zápisu se popíší změny a nové skutečnosti.

Stejně tak je to mu v případě zrušení notářského zápisu. Vždy je potřeba znovu navštívit notáře a sepsat nový notářský zápis podle aktuálních skutečností. Bez přítomnosti notáře změnu ani zrušení notářského zápisu provést nelze.

Digitalizace notářského zápisu

Notářský zápis půjde nově zařídit přes internet. K této změně přispěla pandemie koronaviru a potřeba řešit čím dál více úředních záležitostí online. Novela notářského řádu tak od ledna 2021 přináší významné změny a přizpůsobuje se digitalizačnímu trendu doby. Konkrétně jde o možnost sepsání elektronického notářského zápisu prostřednictvím zabezpečeného videokonferenčního kanálu, čímž odpadne povinnost fyzické přítomnosti klienta u notáře.

Jak se zajistí bezpečnost notářského zápisu? Totožnost klienta se bude primárně ověřovat prostřednictvím elektronického občanského průkazu, který se načítá bezkontaktně. Načtení proběhne přes NFC čtečku, která je v současné době již běžnou výbavou chytrých mobilních telefonů. Kombinací elektronického občanského průkazu a videokonference, jsou rizika podvodného jednání značně snížena.

Nová digitalizační směrnice opravňuje notáře, případně jinou kompetentní autoritu, aby si v podezřelých případech vyžádal fyzickou přítomnost klienta.