Změna sídla firmy, změna sídla OSVČ – jak postupovat?

Čas od času je nutné změnit sídlo společnosti, a to z různých důvodů. Může jít o stěhování provozovny do jiné budovy, nebo firma kvůli lepší image přestěhuje svoje sídlo do většího města. Ať už je důvod jakýkoli, je změna sídla komplexní úřednický proces, kde se vyplatí nic nepodcenit. Jak postupovat a jaké dokumenty budou potřeba?

Změna sídla firmy není pouze o fyzickém přemístění kanceláří či změně adresy na vizitkách. Jde o proces, který vyžaduje dodržení určitých právních a administrativních kroků. Především musí OSVČ ohlásit změnu sídla živnostenskému úřadu.

Pro právnické osoby je proces změny sídla složitější. Nejprve je nutné, aby orgán společnosti rozhodl o změně sídla. Toto rozhodnutí musí být doloženo zápisem, který se přikládá k žádosti o změnu sídla.

Co je to sídlo firmy a proč je důležité?

Sídlo firmy je adresa, která je oficiálně zapsána v obchodním rejstříku nebo jiném příslušném registru. Jde o místo, odkud je firma oficiálně řízena a kde je také doručována oficiální korespondence, včetně dokumentů od státních orgánů a soudů. Pro OSVČ sídlo firmy často koresponduje s jejich domovskou adresou, pokud nemají kancelářské prostory.

Sídlo firmy má klíčový význam hned z několika důvodů. Veškerá oficiální korespondence je zasílána na tuto adresu. To znamená, že jakékoli změny je třeba včas ohlásit, aby nedošlo ke ztrátě důležitých dokumentů. Mnoho právních úkonů je spojeno s místem sídla firmy. Například soudní příslušnost je často určována podle sídla společnosti.

Sídlo firmy určuje také místně příslušný finanční úřad. Změna sídla může mít vliv na daňové povinnosti, zejména pokud se společnost přesune do jiného kraje nebo města.

Proč a kdy měnit sídlo firmy?

Existuje mnoho důvodů, proč může firma, včetně OSVČ, potřebovat změnit své sídlo. Jak firma roste, může potřebovat větší prostory, což může vést k nutnosti změny adresy. Naopak pokud firma snižuje počet zaměstnanců nebo zmenšuje provoz, může hledat menší a levnější prostory.

Některé firmy se stěhují do míst, která jsou z obchodního hlediska výhodnější. Například blízkost k zákazníkům nebo lepší infrastruktura může být rozhodujícím faktorem. Přemístění firmy do oblasti s nižšími provozními náklady, jako je nižší nájemné nebo nižší daně, může být ekonomicky výhodné.

Pro OSVČ může změna sídla být důsledkem osobních důvodů, jako je stěhování do nového bydliště.

Změna sídla u OSVČ

Pro OSVČ je změna sídla relativně jednodušší než pro právnické osoby, stále však vyžaduje určité kroky. OSVČ musí ohlásit změnu sídla živnostenskému úřadu, který zajišťuje aktualizaci v živnostenském rejstříku. Změna sídla může ovlivnit místně příslušný finanční úřad, proto je důležité tuto změnu nahlásit i zde.

Pokud se změna sídla projeví i změnou okresu, je nutné informovat také zdravotní pojišťovnu a Českou správu sociálního zabezpečení (ČSSZ). OSVČ by měly aktualizovat své obchodní dokumenty, smlouvy a další papírové materiály, aby obsahovaly novou adresu.

Změna sídla u právnických osob

Pro právnické osoby je proces změny sídla o něco složitější. Nejprve musí orgán společnosti (např. valná hromada nebo jednatelé) rozhodnout o změně sídla. Toto rozhodnutí pak musí být doloženo zápisem, který se přikládá k žádosti o změnu sídla.

Změna sídla může vyžadovat úpravu stanov společnosti, což obvykle znamená nutnost svolat valnou hromadu, která schválí tuto změnu. Následně je třeba podat návrh na změnu sídla do obchodního rejstříku. Tento krok zahrnuje i předložení všech potřebných dokumentů, včetně rozhodnutí orgánu společnosti a případných změn stanov.

Po změně v obchodním rejstříku je nutné informovat finanční úřad, zdravotní pojišťovny, ČSSZ a případně další instituce. Důležité je také včas informovat obchodní partnery, klienty a další subjekty, se kterými společnost spolupracuje, aby nedošlo ke komplikacím v komunikaci či obchodních vztazích.

Jak postupovat při změně sídla společnosti?

V prvé řadě je důležité rozlišit, zda je v případě změny sídla nutná změna zakladatelské listiny nebo společenské smlouvy, či nikoli. Jak to zjistit?

Změna společenské smlouvy ve formě notářského zápisu je nutná při stěhování sídla do jiné obce, nebo je-li ve společenské smlouvě uvedena konkrétní adresa, včetně ulice a čísla popisného / orientačního.

Příklad: Firma XY sídlí v Poděbradské ulici v Lysé nad Labem, nicméně fakticky má ve společenské smlouvě uvedeno jako sídlo společnosti jen obec Lysá nad Labem. Nové sídlo firmy XY bude v Čechově ulici ve stejné obci. V takovém případě není nutná úprava společenské smlouvy.

Příklad 2: Firma XY sídlí v Lysé nad Labem, a má ve společenské smlouvě uvedeno jako sídlo společnosti Poděbradova 1748, Lysá nad Labem. Nové sídlo firmy XY bude v Čechově ulici ve stejné obci. V takovém případě už je změna společenské smlouvy nutná.

Potřeba změnit společenskou smlouvu bude povinnost i pokud by se firma XY stěhovala z Lysé nad Labem do jiné obce, například do Prahy. V případě změny sídla už je povinné uvést do společenské smlouvy plnou adresu.

Jak provést změnu sídla společnosti?

Jaký je potřeba ke změně sídla firmy vzor? Na webu justice.cz je k tomuto účelu k dispozici interaktivní formulář. Změna sídla společnosti je administrativní úkon a k jejímu provedení je potřeba podat okolkovaný návrh na změnu sídla v obchodním rejstříku (OR). Kam zaslat žádost o změnu sídla firmy? Příslušnému rejstříkovému soudu. Cena kolku je 2 000 korun.

Po zápisu do OR je potřeba oznámit změny i na dalších příbuzných institucích. Konkrétně na finančním úřadě (FÚ), živnostenském úřadě (ŽÚ), Okresní správě sociálního zabezpečení (OSSZ) a zdravotní pojišťovně.

Na živnostenském úřadě je nutné nahlásit změny do 15 dnů od provedení změny. S sebou je nutné mít výpis z obchodního rejstříku. Na finančním úřadě je lhůta pro oznámení změn taktéž 15 dnů. Na pojišťovně a OSSZ se hlásí změny do 8 dnů.

Jaké dokumenty jsou potřeba ke změně sídla firmy?

Právnická osoba nemůže ze zákona existovat bez sídla. Zákonem dané dokumenty k jeho změně jsou:

• výpis z katastru nemovitostí (ne starší než 3 měsíce) nebo nájemní smlouva
• souhlas vlastníka nemovitosti s umístěním sídla – s notářsky ověřeným podpisem majitele ne starším než 3 měsíce (lze ověřit také na jakémkoli Czech Pointu v České republice)
• případné další dokumenty (dle rozsahu změn)

V posledně vyjmenovaném případě mohou takovými listinami být rozhodnutí společníků nebo statutárního orgánu, případně notářský zápis z valné hromady.

Fyzické stěhování provozoven či kanceláří není nutné. Častokrát se sídlo firmy mění pouze virtuálně. Provozovna může fyzicky sídlit na malém okrese, přičemž sídlo dané firmy bude vedeno ve velkém městě.

Právnické osoby k tomuto kroku přistupují z důvodů lukrativnější adresy, vysokého nájmu, případně chtějí mít sídlo a provozovnu na jiných místech, ať už jsou důvody jakékoli. Nezřídka je důvod ke změně z prostého důvodu stěhování akciové společnosti (a.s.) nebo společnosti s ručením omezeným (s r.o.) do jiného města.

Na co při změně sídla společnosti nezapomenout

Pokud už jsou na městském či krajském soudu podány návrhy na změnu sídla společnosti a změny nahlášeny také na ŽÚ, FÚ, OSSZ a zdravotní pojišťovně, je třeba provést administrativní kroky i v samotné provozovně.

To se týká zejména změn adresy na razítkách, hlavičkovém papíru, vizitkách, fakturách, v e-mailovém podpisu, na webových stránkách, avšak i na sociálních sítích a Google mapách.

TIP: Podnikatelé stále častěji přesouvají sídla svých firem do zemí s nízkými daněmi, neboli daňových rájů. Příkladem evropského daňového ráje je Lichtenštejnsko, či Kypr.

Na českém trhu existuje velké množství společností, které nabízejí zprostředkování a vyřízení těchto administrativních změn za firmy samotné. Odpadá tak nutnost obíhat úřady a trávit vzácné hodiny pochůzkami u jednotlivých přepážek.

K této službě je nezbytné pouze ověřit podpisy na Czech Pointu a udělit tak najaté společnosti souhlas s nakládáním s firemními údaji. Poplatky za vyřízení se u jednotlivých firem liší.

Změna sídla – stěhování, náklady

Změna sídla firmy zahrnuje i praktické otázky, které jsou často přehlíženy a které mohou mít zásadní vliv na hladký průběh celého procesu. Plánování samotného stěhování je klíčové, aby se minimalizovalo narušení každodenního chodu firmy.

Je důležité mít podrobný harmonogram stěhování, který zohledňuje fyzický přesun i nastavení infrastruktury v novém sídle. Přesun technického vybavení, jako jsou servery, počítače nebo telefonní ústředny, musí být proveden bez ztráty dat nebo narušení provozu.

Především je však důležitá komunikace s týmem – zaměstnanci by měli být o změnách informováni s dostatečným předstihem, aby byli připraveni na stěhování a adaptaci na nové prostory.

Přemístění firmy může být také finančně náročné, a proto je nezbytné předem vyčíslit veškeré náklady spojené se změnou sídla. Náklady na stěhování zahrnují jak fyzický přesun, tak náklady na úpravy nových prostor, jako je malování, opravy nebo instalace nových zařízení.

Pokud je třeba provést změnu ve stanovách nebo připravit nové smlouvy, mohou vzniknout náklady na právní poradenství. Změna sídla v obchodním rejstříku a dalších registrech je často spojena také s administrativními poplatky, které je třeba zohlednit v rozpočtu.

Zvláštní situace a komplikace

Při změně sídla firmy se mohou vyskytnout různé komplikace, které je dobré předem zvážit a připravit se na ně. Pokud se například firma rozhodne přesunout své sídlo do zahraničí, proces se stává podstatně složitějším. Zahrnuje to dodržení místních zákonů a také koordinaci s českými úřady ohledně odhlášení firmy z českých registrů.

Pokud ve firmě existují rozdílné názory na změnu sídla, může dojít k interním konfliktům, které proces zkomplikují. V takových případech je důležité dosáhnout konsensu a případně využít mediace nebo právního poradenství.

Změna sídla může mít i nečekané dopady na podnikání. Například přesun do jiné lokality může ovlivnit zákaznickou základnu, přístup ke klíčovým dodavatelům nebo dostupnost kvalifikované pracovní síly. Tyto faktory je třeba zvážit ještě před tím, než se rozhodne pro změnu sídla.

---

Změna sídla firmy je důležitý krok, který může mít významný dopad na fungování firmy, a proto by měl být pečlivě plánován a proveden. Pro OSVČ může být tento proces jednodušší, nicméně i tak vyžaduje dodržení všech legislativních a administrativních kroků, aby nedošlo k problémům s úřady či obchodními partnery.

Pro firmy, které jsou větší a mají složitější strukturu, je změna sídla procesem, který vyžaduje důkladnou přípravu, právní poradenství a koordinaci všech zúčastněných stran. Je nezbytné splnit všechny právní povinnosti a zohlednit praktické aspekty, jako je stěhování, náklady a komunikace s partnery.